Politique de confidentialité

1. Identité du responsable du traitement

Yusto BV (ci-après « Yusto », « nous » ou « notre ») respecte votre vie privée et s’efforce de traiter vos données à caractère personnel avec le soin et la confidentialité requis. Nous nous engageons à respecter en toutes circonstances le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), nos obligations déontologiques ainsi que toute autre réglementation applicable. 

La présente Déclaration de confidentialité s’applique aux données à caractère personnel que nous (le cas échéant conjointement avec nos avocats-collaborateurs) traitons vous concernant dans le cadre de nos activités professionnelles en tant que cabinet d’avocats. Nous traitons donc vos données à caractère personnel principalement dans le cadre des services juridiques que nous fournissons à nos clients.

Yusto est une société de droit belge. Vous trouverez ci-dessous toutes nos informations pertinentes et vous pouvez toujours nous contacter via les coordonnées indiquées pour toute question ou remarque complémentaire concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

Nom et forme juridique : Yusto BV
Numéro d’entreprise : 0894.798.472
Adresse :strong> Victor Nonnemanstraat 15 B, 1600 Sint-Pieters-Leeuw, Belgique
E-mail : mbo@yusto.be

 

2. Que signifie « traiter des données à caractère personnel » ?

Le traitement de données à caractère personnel (ci-après les « données ») recouvre toute opération portant sur des données permettant de vous identifier en tant que personne physique. Il peut s’agir par exemple de vos coordonnées, de décisions judiciaires dans des procédures dans lesquelles nous intervenons pour ou contre vous, ou encore de données familiales, financières ou pénales dans le cadre d’un dossier que nous traitons pour vous. Les données concernées sont précisées plus loin dans la présente Déclaration de confidentialité. La notion de « traitement » est très large et couvre notamment la collecte, la conservation et l’utilisation de vos données, ainsi que leur communication à des tiers. Yusto ne traite vos données que dans le cadre de ses activités professionnelles en tant que cabinet d’avocats.

 

3. À qui et quand la présente Déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?

La présente Déclaration de confidentialité s’applique dans les cas où Yusto est responsable du traitement de vos données. Cela signifie que Yusto détermine à quelles fins (pourquoi) et par quels moyens (comment) vos données sont traitées (le cas échéant conjointement avec nos avocats-collaborateurs, voir ci-dessous).

Par souci d’exhaustivité, nous précisons qu’en tant que cabinet d’avocats, nous recourons aux services de nos avocats-collaborateurs, qui, compte tenu du statut particulier de l’avocat, les prestent sur une base indépendante et strictement autonome. Lors de la prestation de leurs services pour nous en tant que cabinet et pour nos clients, ces personnes agiront dès lors en tant que responsables conjoints du traitement avec Yusto. Yusto a toutefois convenu avec ses avocats-collaborateurs que, dans le cadre du RGPD, Yusto assurera l’information des personnes concernées et répondra à toute demande à ce sujet. La présente Déclaration de confidentialité s’applique donc pleinement également dans les cas de responsabilité conjointe susmentionnés.

Concrètement, cela signifie que la présente Déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données des catégories de personnes ci-dessous. Cela inclut également les personnes qui appartenaient par le passé à ces catégories (p. ex. ancien client) ou celles qui pourraient y appartenir à l’avenir (p. ex. client potentiel).

Étant donné que les données que nous traitons vous concernant et leurs finalités dépendent largement de votre relation concrète avec Yusto, nous maintenons, lorsque cela est pertinent, une distinction entre ces catégories de personnes dans la présente Déclaration de confidentialité. Il est également possible que vous apparteniez à plusieurs catégories simultanément (p. ex. vous êtes client et partenaire d’affaires). En outre, vous relèverez toujours de la catégorie « Général » puisque certains de nos processus de traitement sont potentiellement pertinents pour l’ensemble de nos contacts.

  • Général : Tous nos contacts. Les processus généraux de traitement au sein de Yusto sont en effet potentiellement pertinents pour tous nos contacts et sont mentionnés ci-dessous en premier lieu sous chacun des titres pertinents.
     
  • Clients : Les personnes auxquelles nous fournissons, en tant qu’avocats, nos services juridiques, dans le contexte d’un (potentiel) litige juridique ou en dehors de celui-ci (p. ex. assistance dans le cadre d’une procédure judiciaire, rédaction de documents et d’avis juridiques, médiation…). Nous fournissons le cas échéant nos services à nos clients via un intermédiaire, tel que l’avocat habituel de ces personnes (en cas de renvoi, de remplacement ou de sous-traitance). Nous considérons également, pour les besoins de la présente Déclaration de confidentialité, comme clients les participants aux formations, séminaires ou ateliers que nous organisons (de notre propre initiative ou à la demande d’un client).
     
  • Parties concernées : Les personnes impliquées dans le dossier que nous traitons pour notre client et qui doivent être distinguées, en tant que partie, de notre client (p. ex. la partie adverse ou d’autres parties appelées dans une procédure judiciaire, ou des parties concernées dans un litige pour lequel aucune procédure n’est encore pendante, p. ex. le (sous-)locataire, le travailleur, l’employeur de notre client…). Nous devons nécessairement traiter des données de ces parties en vue de fournir les services pour lesquels le client nous a mandatés.
     
  • Partenaires d’affaires : Les personnes qui nous assistent dans la fourniture de nos services juridiques en tant que cabinet d’avocats, les personnes qui, en tant que partenaire d’affaires, recourent à nos services au nom de leur client (p. ex. l’avocat habituel d’une personne qui fait appel à nous pour un dossier spécifique, à titre de remplacement ou de sous-traitance), ou les personnes qui agissent comme conseil d’une partie concernée ou la représentent autrement à titre professionnel, ou exercent à son égard un mandat spécifique (p. ex. curateur, administrateur provisoire, …).
     
  • Candidat-collaborateur : Les personnes qui déposent une candidature chez nous en vue d’occuper un poste au sein de notre cabinet d’avocats.

 

Lorsque l’une des personnes visées ci-dessus est une personne morale, nous traitons néanmoins des données de nos personnes de contact auprès de ces entités, ou de leurs représentants.

 

4. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Nous précisons ci-dessous quelles données nous pouvons traiter vous concernant, en fonction de votre relation avec Yusto. Selon la situation concrète et vos préférences et qualité, nous ne traitons pas toujours l’ensemble des données mentionnées ci-dessous. Pour plus de clarté, nous indiquons d’abord quelles données nous traitons de manière générale pour tous nos contacts. Ensuite, nous précisons quelles données supplémentaires nous traitons pour des catégories spécifiques de contacts, à savoir les clients et les parties concernées, les partenaires d’affaires et les candidats-collaborateurs.

Général

Pour tous nos contacts, nous pouvons traiter les données suivantes (exemples non limitatifs) :

  • Données d’identification électronique et données d’usage :  adresse IP, type de navigateur, données de localisation, voie par laquelle vous arrivez sur notre site, type d’appareil avec lequel vous visitez notre site, pages web consultées, manière dont vous naviguez sur les pages visitées. Ces données sont principalement traitées via l’utilisation de cookies. Pour plus de détails à ce sujet, nous renvoyons à notre Déclaration relative aux cookies distincte. Dans la présente Déclaration de confidentialité, vous pouvez toutefois déjà retrouver les données que nous collectons via les cookies, ainsi que les bases juridiques et les finalités générales y afférentes.
     
  • Données d’identification : une copie de votre carte d’identité (uniquement afin de vérifier, si nécessaire, votre identité lorsque vous souhaitez exercer l’un de vos droits en tant que personne concernée sur la base du RGPD).
     
  • Coordonnées et historique de contact : nom, prénom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, communications envoyées et reçues (p. ex. e-mails, lettres, …).
     
  • Image et son : images de vidéosurveillance (en vue du contrôle et de la surveillance de nos bureaux, notamment par la présence de caméras de surveillance aux entrées de nos bureaux).

 

Clients et parties concernées

Pour nos clients et les parties concernées, nous pouvons en outre traiter les données suivantes. Dans nos relations avec ces personnes, il va de soi que les données traitées dépendent largement du type de dossier que nous traitons pour notre client et des données nécessaires à son traitement efficace.

  • Données d’identification : extrait du Registre national et numéro de registre national (p. ex. dans le cadre d’une citation), une copie de votre carte d’identité.
     
  • Informations personnelles : âge, sexe, date de naissance, profession et toutes données complémentaires pertinentes à cet égard en fonction de votre dossier, nationalité, historique des domiciles, si vous êtes client : données susceptibles d’être pertinentes pour vous faire parvenir un cadeau d’affaires.
     
  • Données familiales :  état civil, données relatives au mariage ou à la forme actuelle de cohabitation (p. ex. régime matrimonial), particularités concernant des mariages ou unions antérieurs, données d’identification et informations relatives aux membres de la famille ou du ménage, ou aux descendants.
     
  • Données financières : données relatives aux revenus, à vos biens et à votre endettement, extraits de compte, actifs et passifs de votre société ou association, données de solvabilité, données salariales, votre situation en matière de sécurité sociale ou toute autre donnée relative à la situation financière pertinente dans le cadre d’un dossier spécifique.
     
  • Données de paiement et de facturation : données de carte de paiement, numéro de compte bancaire, titulaire du compte bancaire, factures.
     
  • Image et son : photos et images vidéo ou enregistrements sonores qui nous sont fournis en fonction d’un dossier spécifique (p. ex. comme pièce), ou que nous réalisons nous-mêmes (p. ex. dans le cadre d’expertises ou de constatations matérielles).
     
  • Prestations de services et feedback : si vous êtes client : convention d’honoraires / convention d’avocat, votre participation à des formations, séminaires et ateliers que nous organisons, vos évaluations et expériences relatives aux services fournis.
     
  • Données judiciaires : données relatives à des procédures civiles, administratives et pénales pertinentes dans le cadre d’un dossier spécifique, décisions rendues dans de telles procédures dans lesquelles nous intervenons pour ou contre vous.
     
  • Données pénales : données relatives aux condamnations pénales et aux infractions pénales, pour autant qu’elles soient pertinentes en fonction d’un dossier spécifique, par exemple afin de faire valoir vos intérêts en tant que partie civile ou dans le cadre de votre défense pénale, tels que procès-verbaux, extrait du casier judiciaire, et condamnations prononcées.
     
  • Catégories particulières de données à caractère personnel : en tant qu’avocats, nous sommes régulièrement et inévitablement confrontés à des catégories particulières de données à caractère personnel, dont le RGPD soumet le traitement à des conditions strictes. Il s’agit notamment : de l’origine raciale ou ethnique, des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques, de l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données de santé et des données relatives à la vie sexuelle. Ces données ne sont traitées que si cela est nécessaire au traitement de votre demande ou dossier juridique et, le cas échéant, à la procédure y afférente. Si ces données ne sont pas pertinentes au regard d’un dossier concret, elles ne sont pas spécifiquement enregistrées dans nos systèmes, mais elles peuvent néanmoins faire partie de votre dossier parce qu’elles font partie d’autres données dont nous disposons vous concernant, ou peuvent en être déduites (p. ex. jugements et arrêts vous concernant). Dans ce cas, nous nous efforçons de limiter autant que possible le traitement de ces données.

 

Partenaires d’affaires

Pour nos partenaires d’affaires, nous pouvons en outre traiter les données suivantes :

  • Prestations de services, données de paiement et de facturation : conventions, relevé de prestations, données de carte de paiement, numéro de compte bancaire, titulaire du compte bancaire, factures.
     
  • Feedback : vos évaluations et expériences concernant notre collaboration.

 

Candidats-collaborateurs

Pour les candidats-collaborateurs, nous pouvons en outre traiter les données suivantes. Cela dépendra évidemment dans une large mesure des informations que vous souhaitez nous communiquer dans le cadre de votre candidature.

  • Informations personnelles : âge, sexe, date de naissance, état civil, nationalité.
     
  • Données liées au travail : curriculum vitae, formations, attestations et relevés de notes, connaissances linguistiques, parcours professionnel, publications.
     
  • Profil de personnalité : lettre de motivation, hobbies, activités sociales, personnalité, notes d’entretien d’embauche.
     
  • Image et son : photos et vidéos que vous nous fourniriez vous-même dans le cadre de votre candidature.

 

5. À quelles fins et sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données ?

Nous ne traitons vos données qu’à des fins légitimes s’inscrivant dans le cadre de nos activités de cabinet d’avocats. Le traitement repose toujours sur l’une des bases juridiques énumérées dans le RGPD.
 

Pour plus de clarté, nous présentons ci-dessous un aperçu des finalités et des bases juridiques des processus généraux de traitement au sein de Yusto. Ensuite, nous énumérons les traitements pertinents pour des catégories spécifiques de contacts, à savoir les clients, les parties concernées, les partenaires d’affaires et les candidats-collaborateurs.

 

Général

Les processus de traitement ci-dessous sont potentiellement pertinents pour tous nos contacts.

Répondre à votre question lorsque vous nous contactez, si cela ne s’inscrit pas dans le cadre d’une relation existante, passée ou potentiellement future avec vous en tant que client, partie concernée, partenaire d’affaires ou candidat-collaborateur.
- Intérêt légitime

Respecter les obligations légales qui nous incombent en tant que cabinet d’avocats, notamment en matière de protection des données, de déontologie, de fiscalité/comptabilité, et en matière de réglementation relative notamment à la lutte contre le blanchiment, au registre UBO et à l’antiterrorisme.
- Obligation légale

Promouvoir les activités de Yusto en utilisant vos coordonnées pour vous envoyer des newsletters ou d’autres supports marketing, par e-mail, si vous y consentez explicitement, par exemple par e-mail ou via le formulaire d’inscription sur notre site.
Vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment en utilisant le lien de désinscription au bas de chaque message de ce type que vous recevez de notre part.
- Consentement

Fournir un site web qui fonctionne bien sur le plan technique grâce à l’utilisation de cookies strictement nécessaires, afin de pouvoir vous offrir un site sûr et fonctionnel.
- Intérêt légitime

Utiliser des cookies analytiques sur notre site web afin d’obtenir des informations sur la manière dont vous utilisez notre site, notamment pour détecter des problèmes de navigation et rendre le site plus convivial et plus attractif.
- Consentement

Utiliser des cookies marketing sur notre site web, afin d’afficher des publicités, d’implémenter des fonctions sur notre site proposées par les réseaux sociaux, et de mesurer à quelle fréquence ces publicités et fonctions sont respectivement affichées et utilisées.
- Consentement

Assurer la sécurité au sein de nos bureaux et la protection efficace des biens de Yusto, de ses collaborateurs, clients et tiers grâce à la présence de caméras de surveillance dans/autour de nos bureaux, notamment aux entrées, dans le seul but de surveiller et sécuriser nos bureaux.
- Intérêt légitime

Assurer la possibilité d’exercer ou de défendre en justice les intérêts de Yusto, et y procéder effectivement, si nous estimons que nos intérêts sont lésés et qu’une procédure judiciaire s’impose (p. ex. recouvrement judiciaire d’honoraires impayés), ou si des actions en justice étaient intentées contre nous par une personne s’estimant lésée par nous (p. ex. pour assurer notre défense si vous souhaitiez engager notre responsabilité pour des manquements dans nos services juridiques).
- Général : intérêt légitime
- Catégories particulières de données : nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense de nos droits en justice au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD.
- Données pénales : nécessité pour la gestion de nos propres litiges.

 

Clients

Pour nos clients, nous traitons en outre les données aux fins suivantes :

Conclure, exécuter ou mettre fin à la convention avec vous en tant que client, y compris :

  • répondre à vos questions préalables (devis/offre)
  • demander toutes les informations pertinentes avant la (possible) fourniture de nos services
  • respecter nos obligations précontractuelles
  • la conclusion de la convention d’avocat
  • planifier des consultations
  • l’exécution de la mission juridique spécifique pour laquelle vous nous avez mandatés, telle que l’étude et la réponse à votre question juridique, la rédaction de documents juridiques, vous assister et/ou vous représenter dans des négociations ou transactions, ou dans le cadre d’une (potentielle) procédure judiciaire, dispenser des formations ou ateliers juridiques, intervenir en tant que médiateur
  • traiter les données pertinentes dans d’éventuels documents destinés au tribunal ou à toute autre autorité compétente, tels que citations, requêtes et conclusions
  • le suivi et la clôture ultérieurs de votre dossier
  • la gestion générale de la relation client, notamment via la communication avec les collaborateurs de Yusto, ainsi que la facturation et l’encaissement des montants que vous nous devez à la suite de la fourniture de nos services juridiques
  • l’exercice de mandats spécifiques tels que celui d’administrateur provisoire.

- Général : nécessité à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat. Intérêt légitime (pour les personnes de contact chez notre client qui ne sont pas
parties au contrat).
- Catégories particulières de données : nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de notre client en justice au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD.
- Données pénales : nécessité pour la défense des intérêts de notre client.

 

Promouvoir nos services et activités (p. ex. événements et séminaires que nous organisons), en utilisant vos coordonnées pour vous envoyer du matériel marketing (y compris des cadeaux d’affaires), par e-mail ou via un autre canal, dans le cadre de notre relation client existante et pour des services similaires à ceux que vous avez déjà obtenus chez nous, pendant un délai raisonnable après votre dernier recours à nos services juridiques.
Vous disposez d’un droit absolu de vous opposer à ce traitement, après quoi nous devons y mettre fin. Pour les messages marketing que nous vous envoyons par e-mail, vous pouvez exercer ce droit à tout moment en utilisant le lien de désinscription au bas de chaque message de ce type que vous recevez de notre part.
- Intérêt légitime
- Consentement si vous l’avez explicitement demandé (p. ex. par e-mail)

 

Améliorer nos services sur la base de vos retours en tant que client actuel ou ancien, et examiner votre intérêt pour des services pas encore proposés afin d’envisager une éventuelle extension de notre offre en tant que cabinet d’avocats. Nous poursuivons ces finalités en :

  • réalisant des études de marché ;
  • évaluant votre satisfaction et en sollicitant votre précieux feedback sur nos services.

- Intérêt légitime

 

Parties concernées

Pour les parties concernées, nous traitons en outre les données aux fins suivantes :

Prendre à votre égard toutes les mesures nécessaires à la fourniture des services juridiques spécifiques pour lesquels notre client nous a mandatés et à la réalisation de ses prétentions juridiques, que ce soit ou non dans le cadre d’un litige en cours, notamment :

  • envoyer des mises en demeure à votre adresse dans le cadre d’un litige entre vous et notre client 
  • tenter une médiation ou une conciliation avec notre client afin de prévenir ou de mettre fin à un litige
  • traiter des données vous concernant dans d’éventuels documents destinés au tribunal ou à toute autre autorité compétente, tels que citations, requêtes et conclusions 
  • examiner votre situation financière ou celle de votre entreprise si nécessaire en fonction d’un dossier, p. ex. en vue d’une reprise ou fusion potentielle, ou du recouvrement de factures impayées
  • représenter notre client dans des négociations avec vous, ou dans le cadre d’une procédure en cours dans laquelle vous êtes également partie 
  • faire valoir les prétentions juridiques de notre client en entreprenant à cette fin les démarches juridiques nécessaires auprès des autorités compétentes, et vous contacter, vous ou votre conseil, à cet égard, à quelque stade du litige que ce soit et indépendamment du fait qu’une procédure judiciaire soit ou non pendante 
  • l’exercice de mandats spécifiques tels que celui d’administrateur provisoire.

- Général : l’intérêt légitime de notre client, ou le nôtre.
- Catégories particulières de données : nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de notre client en justice au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD.
- Données pénales : nécessité pour la défense des intérêts de notre client.

 

Partenaires d’affaires

Pour nos partenaires d’affaires, nous traitons en outre les données aux fins suivantes :

Conclure, exécuter ou mettre fin au contrat spécifique avec vous en tant que partenaire d’affaires, à savoir des missions (de remplacement) pour le compte de confrères, des contrats de fourniture ou toute autre convention de collaboration, y compris la négociation d’une collaboration potentielle, la conclusion de la convention de collaboration, la gestion de notre relation de partenaires d’affaires, le paiement des montants que nous vous devons en tant que partenaire d’affaires, ou la facturation et l’encaissement des montants que vous nous devez à la suite de la collaboration.
- Nécessité à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat
- Intérêt légitime (pour les personnes de contact chez notre partenaire d’affaires qui ne sont pas parties au contrat)

Améliorer nos services sur la base de vos retours en tant que partenaire d’affaires actuel ou ancien, et examiner votre intérêt pour des services pas encore proposés afin d’envisager une éventuelle extension de notre offre en tant que cabinet d’avocats. Nous poursuivons ces finalités en :

  • réalisant des études de marché
  • évaluant votre satisfaction et en sollicitant votre précieux feedback sur nos services.

- Intérêt légitime

Si vous êtes le conseil d’une partie concernée : vous contacter afin de respecter nos obligations déontologiques et, le cas échéant, dans le cadre de concertations, pour vous communiquer, dans la mesure nécessaire, tous les éléments pertinents du dossier en tant que conseil d’une partie concernée.
- Obligation légale, si cela s’inscrit dans une obligation légale
- Intérêt légitime, dans tous les autres cas

 

Candidats-collaborateurs

Pour nos candidats-collaborateurs, nous traitons en outre les données aux fins suivantes :

Évaluer si Yusto souhaite conclure avec vous un contrat de travail, de stage ou de collaboration.
- Nécessité à la conclusion d’un contrat

Consulter le profil du candidat-collaborateur sur des réseaux sociaux professionnels.
- Intérêt légitime>

Conserver pendant maximum 2 ans les données que vous nous avez fournies dans le cadre d’une candidature, si vous présentez un profil intéressant, mais que nous n’avons initialement pas pu vous faire de proposition faute de poste adéquat disponible. Lorsqu’un poste adéquat se libérerait, nous utiliserons vos données pour vous recontacter et sonder votre intérêt pour poursuivre les discussions.
- Consentement

 

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne communiquons pas vos données à des tiers, sauf si cela est strictement nécessaire au regard des finalités susmentionnées (p. ex. en fonction d’un dossier spécifique), ou si nous y sommes légalement tenus.

Lorsque cela est nécessaire, nous faisons appel à des prestataires externes afin de soutenir nos objectifs opérationnels, tels que la gestion de nos systèmes informatiques et la conservation numérique de nos dossiers. Ces prestataires externes agissent le cas échéant en tant que sous-traitants en effectuant certains traitements de données pour notre compte. Nous ne partagerons vos données avec ces prestataires externes que dans la mesure nécessaire à la finalité concernée. Ils ne peuvent pas utiliser les données à d’autres fins. En outre, ces prestataires sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité de vos données au moyen d’un « contrat de sous-traitance » conclu avec ces parties.

Concrètement, cela signifie que nous partageons vos données, dans la mesure pertinente pour votre situation, avec les tiers suivants aux fins suivantes, ces tiers agissant dans certains cas en tant que sous-traitants pour notre compte :

Entreprises postales, entreprises de transport et de livraison en vue de l’envoi de courrier, ou de documents officiels ou judiciaires, à vous en tant que client actuel, ancien ou potentiellement futur, partie concernée, partenaire d’affaires ou candidat-collaborateur.
- Nécessité à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, lorsqu’un contrat a été conclu entre nous ou est envisagé.
- Notre intérêt légitime ou celui de notre client, dans tous les autres cas.
- Catégories particulières de données : nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de notre client en justice au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD, ou la gestion de nos propres litiges au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD.
- Données pénales : nécessité pour la défense des intérêts de notre client ou la gestion de nos propres litiges.

Prestataires de services de paiement pour les données pertinentes au traitement de vos paiements à Yusto en tant que client, partie concernée ou partenaire d’affaires, ou au traitement des (re)mises de paiements par Yusto à ces personnes, afin d’assurer une gestion efficace de l’administration des paiements au sein de notre cabinet d’avocats.
- Nécessité à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, lorsqu’un contrat a été conclu entre nous ou est envisagé.
- Notre intérêt légitime ou celui de notre client, dans tous les autres cas.

Les sous-traitants qui nous assistent dans l’exercice de nos activités en tant que cabinet d’avocats, notamment en matière IT (en vue d’une gestion numérique efficace des données, y compris la conservation numérique de nos dossiers, l’envoi d’e-mails transactionnels tels que la planification de consultations et de travaux juridiques, la facturation des missions exécutées, la gestion de notre agenda, l’hébergement et la gestion de nos boîtes mail), ainsi que les sous-traitants qui nous apportent une assistance spécifique dans le cadre d’un dossier concret (p. ex. un traducteur lorsqu’il est nécessaire de faire traduire un document), ou tout autre sous-traitant auquel nous faisons appel (p. ex. notre société de sécurité).
- Nécessité à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, lorsqu’un contrat a été conclu entre nous ou est envisagé.
- Notre intérêt légitime ou celui de notre client, dans tous les autres cas.
- Catégories particulières de données : nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de notre client en justice au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD, ou la gestion de nos propres litiges au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD.
- Données pénales : nécessité pour la défense des intérêts de notre client ou la gestion de nos propres litiges.

Partenaires d’affaires auxquels nous faisons appel dans le cadre de la fourniture de nos services juridiques, tels que :

  • d’autres avocats (cabinets) que nous sollicitons pour prendre en charge un aspect spécifique d’un dossier (p. ex. dans une matière dans laquelle nous n’intervenons généralement pas, ou afin de minimiser les coûts en faisant appel à un avocat d’une autre région pour assister à une audience spécifique ou exécuter une autre mission locale)
  • huissiers de justice et notaires.

- Nécessité à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, lorsqu’un contrat a été conclu entre nous ou est envisagé.
- Notre intérêt légitime ou celui de notre client, dans tous les autres cas.
- Catégories particulières de données : nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de notre client en justice au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD, ou la gestion de nos propres litiges au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD.
- Données pénales : nécessité pour la défense des intérêts de notre client ou la gestion de nos propres litiges.

Si vous êtes client ou partie concernée : à la partie concernée ou à son conseil, respectivement à notre client, à votre demande ou dans le cadre du respect de notre devoir déontologique d’information, dans le respect du principe de proportionnalité et après une mise en balance soigneuse au regard du dossier concret.
- Nécessité à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, lorsqu’un contrat a été conclu entre nous ou est envisagé.
- Notre intérêt légitime ou celui de notre client, dans tous les autres cas.
- Catégories particulières de données : nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de notre client en justice au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD, ou la gestion de nos propres litiges au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD.
- Données pénales : nécessité pour la défense des intérêts de notre client ou la gestion de nos propres litiges.

Organismes publics, instances judiciaires et praticiens de professions réglementées tels que huissiers de justice, notaires, comptables et avocats externes, ainsi que gestionnaires de bases de données légalement réglementées, en vue de respecter nos obligations légales et déontologiques en tant qu’avocats et d’assurer la défense efficace des intérêts de notre client ou de nos propres intérêts dans le cadre d’un éventuel litige, pour ce qui concerne les données strictement nécessaires à cet effet.
- Nécessité à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, lorsqu’un contrat a été conclu entre nous ou est envisagé.
- Notre intérêt légitime ou celui de notre client, dans tous les autres cas.
- Catégories particulières de données : nécessité pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits de notre client en justice au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD, ou la gestion de nos propres litiges au sens de l’article 9(2)(f) du RGPD.
- Données pénales : nécessité pour la défense des intérêts de notre client ou la gestion de nos propres litiges.strong

 

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées et traitées, comme précisé ci-dessus.

Il s’agit principalement de l’offre et de la fourniture de nos services juridiques en tant que cabinet d’avocats et de la constitution de dossiers contenant toutes les données pertinentes pour leur traitement correct, conformément aux exigences légales et déontologiques. En circonstances normales, nous conservons vos données en tant que client ou partie concernée pendant au minimum 5 ans et au maximum 15 ans à compter de la clôture de votre dossier. Cela résulte de nos obligations légales en la matière et afin de préserver nos preuves en cas de contestation, ou à la suite de défauts potentiels dans les services fournis au regard de notre responsabilité professionnelle. En outre, dans certains dossiers, il convient de tenir compte de délais de prescription ou de déchéance longs (contractuels ou non).

Pour les partenaires d’affaires, nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire afin d’assurer une gestion correcte et efficace de notre collaboration. Après la fin de notre collaboration, nous conservons vos données pendant un délai raisonnable au regard d’éventuelles contestations ou de notre responsabilité potentielle.

Pour vos données qui peuvent figurer en quantité limitée dans notre comptabilité en tant que client, partie concernée ou partenaire d’affaires, elles sont conservées pendant 7 ans dans le cadre de nos obligations légales en la matière.

Pour vos données en tant que candidat-collaborateur, nous nous engageons à supprimer vos données dans un délai raisonnable si la candidature n’aboutit pas initialement à une proposition de collaboration. Toutefois, si dans ce cas vous donnez votre consentement spécifique pour que nous conservions vos données afin de pouvoir vous recontacter ultérieurement, nous les conserverons encore pendant maximum 2 ans.

Les images de vidéosurveillance enregistrées dans et autour de nos bureaux ne sont pas conservées plus d’un mois, sauf si ces images peuvent être utilisées légalement conformément à la loi caméras à des fins de preuve ou d’identification des personnes impliquées dans une infraction.

 

8. Où conservons-nous vos données et comment sont-elles protégées ?

Pour la conservation numérique de vos données, nous faisons principalement appel à des prestataires externes spécialisés qui les conservent sur des serveurs dans des centres de données correctement sécurisés. Nous traitons vos données principalement via Microsoft 365 et notre logiciel de cabinet spécialisé.

Nous externalisons une grande partie de nos processus de traitement dans le cadre de nos activités de cabinet d’avocats à des tiers, comme expliqué au titre 6. Les prestataires externes agissent le cas échéant en tant que sous-traitants de données pour notre compte.

Nous et nos sous-traitants avons mis en place les mesures physiques ainsi que les mesures techniques et organisationnelles appropriées (de précaution) nécessaires afin de protéger vos données contre la perte ou toute forme de traitement illicite. Nous n’accordons l’accès aux données à nos propres collaborateurs et à des tiers que s’ils en ont besoin pour des finalités légitimes et pertinentes.

Vos données restent, dans la mesure du possible, conservées chez Yusto au sein de l’Espace économique européen (EEE). Il est toutefois possible que, dans certains cas et de manière limitée, lors de l’utilisation d’outils logiciels accessoires, vos données soient traitées en dehors de l’EEE. Cela ne se fera que dans ou depuis des pays pour lesquels la Commission européenne a confirmé qu’ils garantissent un niveau de protection adéquat de vos données, ou lorsque d’autres mesures ont été prises afin d’assurer le traitement licite de vos données dans ces pays tiers. Toutefois, les données de votre dossier sont à tout moment conservées sur des serveurs situés au sein de l’EEE, via le fournisseur de notre logiciel de cabinet.

 

9. De qui recevons-nous vos données ?

Pour les clients, partenaires d’affaires et candidats-collaborateurs, nous obtenons vos données principalement directement auprès de vous. Cela à la suite des contacts que nous avons entre nous en vue de la (possible) fourniture de services juridiques, d’une (possible) collaboration, ou parce que vous intervenez comme conseil d’une partie concernée. Nous ne pouvons toutefois pas exclure que, dans des circonstances spécifiques, nous obtenions certaines de vos données indirectement, à partir de sources publiques ou de tiers.

Lorsque nous obtenons des données des catégories de personnes susmentionnées à partir de sources publiques, cela peut consister à consulter la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), par exemple afin de vérifier qui dispose du pouvoir de représentation au sein de votre entreprise, ou de vérifier votre proposition de collaboration au nom d’une entreprise. Il est également possible que nous obtenions vos données via votre entreprise lorsque l’entreprise dans laquelle vous travaillez est notre client ou partenaire d’affaires et que nous avons besoin de vos données dans ce contexte. Nous pouvons également obtenir vos données de tiers, tels que des tribunaux et cours, par exemple afin d’obtenir des jugements et arrêts dans des affaires dans lesquelles nous avons défendu vos intérêts, ou des affaires pertinentes pour d’autres raisons pour nos services juridiques à votre égard. Si vous intervenez comme conseil d’une partie concernée, il est possible que nous obtenions vos données via des documents judiciaires ou via votre cabinet.

Pour les candidats-collaborateurs, nous pouvons en outre consulter votre profil sur des réseaux sociaux professionnels.

Pour les parties concernées, nous obtenons une partie de vos données directement auprès de vous (p. ex. concertation directe en vue de parvenir à une solution amiable). En outre, nous obtenons potentiellement vos données en grande partie via des sources publiques ou des tiers, dont notre client, votre propre conseil, ou d’autres parties impliquées dans un dossier. S’agissant des sources publiques, il s’agit plus particulièrement des données que nous consultons ou collectons dans le cadre de l’exécution d’une mission spécifique vous concernant via différentes bases de données privées ou publiques (p. ex. la Banque-Carrefour des Entreprises, le Fichier central des avis de saisie, le Moniteur belge, les publications sur le site de la Banque nationale de Belgique), ou encore votre profil sur des réseaux sociaux et d’autres informations publiquement accessibles. S’agissant des informations obtenues auprès de tiers, il se peut que nous demandions des informations vous concernant à votre conseil, administrateur provisoire ou curateur. Nous ne demanderons et n’intégrerons vos données dans nos dossiers que dans la mesure où elles sont pertinentes et nécessaires au regard d’une mission spécifique que nous exécutons pour notre client.

 

10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de divers droits concernant les données que nous traitons vous concernant. Si vous souhaitez exercer l’un des droits suivants, veuillez nous contacter via les coordonnées reprises au premier titre de la présente Déclaration de confidentialité.

10.1 Droit d’accès et de copie
Vous avez le droit de consulter vos données et d’en obtenir une copie. Ce droit inclut également la possibilité de demander des informations complémentaires concernant le traitement de vos données, notamment en ce qui concerne les catégories de données traitées vous concernant et les finalités de ce traitement. Il est possible que le secret professionnel ne nous permette (temporairement) pas de donner (pleinement) suite à une telle demande.

10.2 Droit de modification ou de rectification
Vous avez le droit de faire rectifier vos données si vous estimez que nous disposons de données inexactes.

10.3 Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)
Vous avez le droit de demander que nous effacions vos données sans retard injustifié. Toutefois, nous ne serons pas toujours en mesure de répondre favorablement à une telle demande, notamment lorsque nous avons encore besoin des données dans le cadre d’un dossier ou d’un contrat en cours, ou lorsque la conservation de certaines données pendant une certaine durée est légalement obligatoire.

10.4 Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données. De cette manière, le traitement est (temporairement) suspendu jusqu’à ce qu’il y ait, par exemple, une certitude quant à leur exactitude.

10.5 Droit de retirer votre consentement
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement (voir ci-dessus aux titres 5 et 6), vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous contactant. Pour les messages promotionnels que vous recevez de notre part par e-mail, vous pouvez exercer ce droit facilement en cliquant sur le lien de désinscription au bas de chaque message de ce type.

10.6 Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données fondé sur nos intérêts légitimes ou ceux de nos clients. Cela doit se faire sur la base de motifs liés à votre situation particulière. Dans ce cas, nous devons cesser le traitement, sauf si nous invoquons des motifs légitimes impérieux pour poursuivre le traitement. 

Vous pouvez toutefois toujours vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct, après quoi nous sommes tenus de cesser le traitement à ces fins. Pour les messages promotionnels que vous recevez de notre part par e-mail, vous pouvez exercer ce droit facilement en cliquant sur le lien de désinscription au bas de chaque message de ce type.

10.7 Droit à la portabilité
Vous avez le droit d’obtenir, sous forme électronique, les données que vous nous avez fournies vous-même avec votre consentement ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat. Elles peuvent ainsi être facilement transmises à une autre organisation. Vous avez en outre le droit de nous demander de transmettre directement vos données à une autre organisation, si cela est techniquement possible.

10.8 Droit d’introduire une plainte auprès de votre autorité de contrôle
Si vous estimez que nous traitons vos données de manière incorrecte, vous avez toujours le droit d’introduire une plainte auprès de votre autorité de contrôle en matière de protection des données. Vous pouvez le faire auprès de l’autorité de contrôle de l’État membre de l’EEE où vous résidez habituellement, où se trouve votre lieu de travail ou où l’infraction présumée a été commise. Étant donné que nous sommes membres de l’Ordre des avocats belge et que nous exerçons principalement nos activités en et depuis la Belgique, nous renvoyons ci-dessous aux coordonnées de l’Autorité de protection des données belge.

Autorité de protection des données belge

(APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
gba.be
contact@apd-gba.be

Pour plus d’informations et les coordonnées de l’autorité de contrôle de chaque État membre de l’EEE, nous renvoyons à cette page du site du Comité européen de la protection des données contenant toutes les coordonnées pertinentes. En outre, vous pouvez toujours saisir la juridiction civile compétente afin d’introduire une action en réparation.

 

11. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer facilement les droits mentionnés au titre 10 en nous contactant via les coordonnées indiquées sous le premier titre de la présente Déclaration de confidentialité.

Lorsque vous introduisez une demande d’exercice de vos droits, si nous doutons de votre identité, nous vous demanderons de la vérifier. Dans ce cas, nous vous demanderons de transmettre des documents permettant votre identification sans doute raisonnable, tels qu’une copie du recto de votre carte d’identité. Nous procédons ainsi afin d’éviter que vos données ne tombent entre de mauvaises mains. Il suffit que votre nom et votre date de naissance soient clairement lisibles sur cette copie. Vous pouvez donc biffer les autres données.

L’exercice de vos droits est en principe gratuit. Toutefois, si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables au regard des coûts administratifs que nous avons encourus. Dans ce même cas, nous pouvons également choisir de ne pas donner suite à votre demande. Vous serez, le cas échéant, informé des raisons de cette décision.

Dans tous les cas, nous vous informerons au plus tard dans un délai d’un mois après réception de votre demande de la suite qui y est donnée. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé à trois mois. Dans ce dernier cas, vous serez informé de la prolongation du délai de réponse.

 

12. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Déclaration de confidentialité. La version la plus récente est disponible à tout moment sur notre site www.yusto.be. Vous trouverez en haut la date à laquelle la présente Déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois. En cas de modification substantielle de la Déclaration de confidentialité, nous informerons, dans la mesure du possible, directement les personnes concernées sur lesquelles cela pourrait avoir un impact.